Tout d’abord, la question à se poser est: quelle est la gestion de projets la plus adaptée à mon activité? Si vos projets sont grands, longs, complexes, avec un objectif fixe, suivant un modèle éprouvé, alors une méthode traditionnelle (IPMA, PMI, Prince2, Hermes, etc.) sera adaptée.
Si vos projets sont de taille moyenne, avec un client ou utilisateur indécis, un objectif flou, un risque élevé, utilisant une petite équipe dédiée et polyvalente, alors une méthode Agile (Scrum, XP, DSDM, Lean, etc.) sera adaptée.
Si vous n’êtes pas dans ces cas de figure, alors la gestion de projet hybride est conseillée. Pour cela, créez vos modèles et processus propres en vous inspirant des méthodologies traditionnelles, puis modifiez-les avec une vision Agile.
Comment commencer l'agilité dans la gestion de projet?
1re possibilité: vos projets sont adaptés à l’agilité. Profiter d’un projet pour former une équipe motivée et dédiée. Cette équipe servira de coach pour les suivantes.
2e possibilité: pour tout type de projet, on peut implémenter et adapter progressivement quelques principes Agile correspondant à votre organisation, comme:
- Stand up meeting: un point tous les matins de 15 min. qui se fait debout. Les participants énoncent uniquement ce qu’ils pensent faire aujourd’hui et ce qui les bloque pour avancer. La résolution des problèmes se fait plus tard avec seulement les personnes concernées.
- Ajoutez des indicateurs de satisfaction client et de valeur produite dans les tableaux de bord des projets.
- Dans Agile, pour définir les objectifs, les utilisateurs créent des «User stories» qui se rédigent sous la forme: «En tant que ... je voudrais ....» Exemple: «En tant que client, je voudrais connaître le prix des articles». De cette façon, il est plus facile de comprendre le besoin et de savoir si le résultat est réussi.
- Déléguez les décisions et responsabilisez les équipes. «Celui qui sait décide». Qui peut le mieux décider de la meilleure machine pour effectuer son travail de façon efficace? L’ouvrier qui s’en servira tous les jours ou la direction générale depuis le bâtiment administratif ?
- Découpez le projet en lots de livrables et créez des jalons de décision rapprochés afin de livrer plus vite et plus souvent.
- Favorisez le dialogue direct, limitez l’envoi de mails aux équipes dispersées et créez du lien entre les acteurs.
- Partagez la vision du projet. Pour motiver l’équipe, il est important qu’elle comprenne la globalité du projet et sa finalité.
- Affichez un tableau «Kaban» (voir le graphique). La première colonne contient ce qu’il y a à faire, les papiers se déplacent vers la droite en fonction de l’avancement. La dernière colonne contient ce qui est fini. Tout le monde peut facilement connaître l’avancement du projet.
- En Agile, un cycle (sprint) dure d’une à trois semaines. À la fin, on fait toujours un «Sprint Retrospective». Prenez l’habitude de faire souvent des séances lors desquelles on fait le point, repère les problèmes et les questions et prend des mesures correctives.
- Eliminez le gaspillage, surtout de temps. Dans le «Lean Management» il y a huit sources de gaspillage regroupées en trois catégories, «Muda» l’inutile ou l’inefficace, «Muri» les excès et «Mura» la variabilité.
- Prioriser. À chaque fin de sprint, l’utilisateur priorise la liste des livrables. Ensuite l’équipe commence par le plus urgent.
Être agile est un état d’esprit, toute l’entreprise doit le comprendre et la direction doit montrer l’exemple. L’agilité suit les principes et les valeurs de «L’Agile Manifesto». Ses valeurs sont:
- Les individus et leurs interactions plutôt que les processus et les outils
- Des logiciels opérationnels plutôt qu’une documentation exhaustive
- La collaboration avec les clients plutôt que la négociation contractuelle
- L’adaptation au changement plutôt que le suivi d’un plan
Dans tous les cas, le plus important pour progresser est d’essayer, de vérifier le résultat et d’adapter la façon de faire.
